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会务公司在会议结束后还有什么要做好的?
时间:2020-11-15 16:44:02 点击: 来源:gyw
  会务公司在会议结束后还有什么要做好的?   (一)离会服务   为避免代表产生“会散茶凉”的感觉,要有始有终,做好代表离会善后工作。   (1)退场引导。要开启所有退场通道,引导与会代表及车辆有秩序地离场,避免出现拥挤现象。某些领导(嘉宾)由于身体不适,有时无法先行离会,要打破常规,安排与会人员先行离开。   (2)返程服务。协助代表订【关键词12】好返程机票、车票、船票,并提醒代表结算住地消费账目,归还借用物品,清点随身携带物品。对外地代表,安排好送行车辆,酌情将其送到机场、车站、码头,待其启程后再返回。对个别因工作需要,仍需留在住地的代表,要协助酒店安排好后续食宿事务。   (3)代表送别。与会代表离会时,工作人员要热情洋溢送其到大门口、电梯口甚至送上车,帮其安放好行李物品,并关好车门。为体现礼貌,工作人员待其乘车离开自己的视线后,才好转身离去。   (二)会场清理   会议结束后,上海会务公司要及时撤除会场的临时性布置(如背景板、横幅、盆景等),清点一切用具、用品,能再次使用的要归库保管,属租用的设备、器材要及时退还,属代表遗漏的物品要设法使其物归原主。此外,会场桌椅、地面要清扫干净,使其恢复原样。   (三)宣传跟进   会后要跟进新闻媒体发稿,并将相关报道内容收集、汇总、整理,交有关人员存档;跟进举办单位网站的信息更新工作,促使有关人员在相应版块或专栏,将会议整体情况用图文并茂的形式,系统地进行宣传、展示和报道。   (四)成果推广   要巩固会议成效,提高会议影响力和成果辐射力,应专门【关键词19】对会议相关成果进行深化、推广。   (1)对会议进行总结,发表会议概况性文章。   (2)对会议观点进行梳理,形成会议成果综述,在相关主流媒体上刊登,争取产生后续效应。   (3)将会议文字材料按专题进行汇编,供有关单位及领导(嘉宾)参考使用。   (4)酌情组织有关专家有针对性地提炼若干对策、建议,上报当地政府或上级部门。   (5)通过内刊、内参,对会议所涉敏感内容部分作适当剖析与报告。   (五)文件归档   按照一会一卷的原则,对会议文件资料进行分类整理,有秩序、有系统地加以编排,立卷归档。一般根据时间顺序和重要程度进行案卷排列,填写卷内文件编目、备考表及案卷标题,并对所存案卷按事项分类设立卡片,作为索引。根据存档的要求,既要保存每一份纸质文档,又要保存相应的电子文档。   (六)财务决算【关键词15】   会议结束,应按会前经费预算计划,进行会议开支财务决算。对会议所涉开支项目,如会场布置及场租费、饮食(茶点)费、住宿费、交通费、嘉宾讲课费、宣传(新闻发布会)费、资料印刷费、设备视听费、通讯联络费、外宾礼品费、考察费、劳务(司仪、翻译、快递、搬运)费、办公用品(文具、道具、工具)费、杂费(接待费)等,要一一进行核对、统计,对超出预算金额又无正当理由的开支,不予结算和报销。   (七)会务总结   会务总结一般以开总结会的方式进行。全体工作人员参加会议,谈体会,找不足,总结经验与教训,在总结中改进和提升自己,从而提高办会整体水平。在开好总结会的基础上,要写出书面的会务总结,并呈有关领导审阅后,作为案卷归档。
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