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如何开好部门晨会?
时间:2020-11-13 01:46:25 点击: 来源:gyw
  如何开好部门晨会?   一个跨国公司的销售部门,有大约100位员工,部门经理秘书王鑫对于有效沟通的力量和必要性深信不疑。因此,他协助经理每天召开部门晨会,让经理集合部门内各个小组的员工,向员工介绍公司的重大行动及其对本部门可能产生的影响,部署部门当天的工作安排和工作目标,并询问大家存在的问题。但是,经理发现提出的问题基本上都来自项目高级经理,问题数量少且都没有什么建设性,而员工们似乎有什么顾虑,总是一声不吭,晨会并没有达到预期的效果,这根本不是经理想要的。   王鑫带着疑问请教了经验丰富的部门经理秘书宋谦。宋谦问王鑫召开部门晨会的目的是什么。王鑫说是向部门全体员工总结概括一下公司的重大行动,同时促进他们进一步讨论,使员工多了解公司动向,降低员工对公司重大变化的不确定性。   宋谦笑了笑说:“这是部门会议的目的,而不是部门晨会的目的。部门晨会应该形式多样、活泼生动一些,这样可以激励员工气势,树立良好的工作信心,彰显向上的精神面貌。”   王鑫茅塞顿开,从那以后他建议经理,先把部门内部的员工按项目策划组、营销小组等分为各个小组,由他协助组长组织晨会,并要求组长控制好时间,召开简短的晨会,给大家提供相关的活动和重要信息并鼓舞士气。而部门经理只是轮流参加各个小组的晨会,很快部门晨会就取得了很好的效果。   分析:很显然,与会员工们一开始并不满意秘书王鑫组织的晨会,因为他们已经表现出事不关己的态度,原因在于王鑫对于晨会目的的错误认识,对于晨会缺乏周密的思考和安排,领导控制的时间太多,其他成员参与过少,会议达不到预期的效果,与会的员工们早就失去了该有的活力和热情。所以,成功的部门晨会必须明确目的,经过充分的准备,每一个细节都要考虑周全,这样才能使会议收到效果。   晨会是企业最【关键词13】基层的管理工具,必须由秘书协助最基层的班组长来做,因为他们最了解基层的情况与动向,只要很好地运用晨会这一管理工具,就可以起到事半功倍的成效。因此,员工多的部门晨会不应由部门经理主持,而应由小组长主持,这样就可以保证每位员工都能参与到晨会的活动、游戏、分享等各项互动节目中来。部门晨会应该形式多样、活泼生动,多一些激励员工的话语或者评价,这样就可以激励员工气势,树立良好的工作信心,彰显向上的精神面貌。任务引入   任务背景:为了保证员工工作目标的落实,加强同事之间的相互配合,同时宣导公司的企业文化与经营理念,美颜酒业有限公司总经理希望公司各个部门能够执行部门晨会制度,从而提高每一位员工的积极性和工作热情,并提高自身的修养和对企业文化的认识。   任务:总经理秘书林路积极响应公司号召,协助行政部各班组长有效地组织召开晨会,以达到部门晨会的目的。任务分析   部门晨会是现代企业日常(行政管理)工作中不可缺少的一项工作。部门晨会形式活泼、内容丰富,可以很好地激励员工,渲染积极向上的工作氛围;晨会还是一个企业的核心价值观和企业文化的外在表现形式,通过晨会可以有针对性、有目的地去辅导和培养员工的团队合作意识,在晨会上表彰计划执行有效、业绩突出的员工,不仅可以给大家树立榜样,同时也可以鼓舞士气,加强团队建设。   作为秘书人员,要辅助所在部门班组长组织和召开晨会,会前要做好部门晨会的流程及内容收集工作,会中协助和注意观察,会后整理材料和做好晨会报告等各项工作。   一、部门晨会的含义和特点   部门晨会是在每个工作日内,开始正常工作之前部门内部召开的简短会议。晨会是部门全体员工集合一起、互相问候、交流信息和安排工作的一种管理方式。部门晨会全方位地对每个人、每件事进行清理和控制,以改善员工精神面貌,创建组织学习文化,建立相互检查、监督的考核机制,聚焦公司品牌文化引导行为,提高核心竞争力,是现代企业日常(行政管理)工作中不可缺少的内容。   部门晨会形式活泼、内容丰富,可以很好地激励员工,渲染积极向上的工作氛围。晨会作为企业文化核心内容的一部分,在沟通思想【关键词8】、鼓舞士气等方面起着重要作用。   部门晨会分为一般晨会和主题晨会。一般晨会内容包括公司口号、美好文化操、故事分享、诗歌文章朗诵、互动游戏、脑筋急转弯、智力题、理念一句话等。而主题晨会是依据某个主题召开的晨会,如“尊重”主题晨会、“感恩”主题晨会等。晨会开得生动有趣,同样是一种企业培训,渲染了企业文化氛围。   二、部门晨会的作用   (一)鼓舞士气   激励员工气势,树立良好的工作信心,彰显向上的精神面貌。   (二)宣传公司企业文化   晨会是传播企业文化的媒介,可以培养企业员工良好的习惯及行为观念。通过晨会可以对工作教养、工作伦理及工作习惯加以宣传,不断的宣传和改进必然会有所收获,从而提升整个公司员工的整体素质。   (三)增强组织凝聚力   通过对司歌、司训、口号的不断重复,使公司的核心使命、价值观、愿景目标、行为准则等渗透到每一位员工的灵魂中,增强员工的使命感和责任感,进而增强组织凝聚力;通过轮流主持、相互分享、共同学习,增强每位员工的舞台感,提升员工的信心,增进彼此的了解,增强团队的斗志,促进团队成员的融合,进而增强组织凝聚力。   (四)增强员工活力   通过演讲、发言、唱歌、运动等形式,使员工进入积极、高昂的工作状态,一日之计在于晨;通过交流学习等形式,促进员工提升学习能力、思维能力、表达能力等。   (五)推进工作进展   (1)通过当众设定目标、每日通告工作进度、员工间业务竞赛等形式,增强员工的工作紧迫感,促进工作目标的更快达成。   (2)通过每天的信息动态了解、小知识学习、读书心得分享等形式,激发员工的学习热情,不断提高员工的工作能力及职业素质,间接推动各类工作目标的达成。   (六)提高员工的综合能力   晨会可以提供教导的园地,利用晨会,可以进行新产品、新方法、新工艺的说明,提高员工的技术水平,同时可以进行品质观念的灌输及公司各项政策的宣传。   (七)实施追踪与管理   通过晨会可以实施追踪与管理,可以对产品品质异常进行检讨、分析与矫正,可以对过去工作加以回顾,总结经验、改正缺点。同时【关键词9】通过晨会,可以进行生产安排、市场反应、上级指令的传达,从而使员工更清楚地了解整个公司的方针政策、市场运转情况及自己的工作方向,提升工作效率。   (八)树立主管威信   晨会可以培养部门主管的权威与形象、风范与气质,给主管提供良好的锻炼环境,有利于带动部门气氛及提供良好的沟通机制。   三、部门晨会的成功秘诀   晨会看似是小问题,但如果真正发挥其功能,将带来无穷的好处。当然,晨会如果准备得不好,就达不到它应有的效果。   很多企业的部门晨会不是由班组长主持,而是由经理、总经理主持,这样就失去了它原有的功效。晨会的内容欠具体、程式化,没有丰富灵活的形式,就没有吸引力,进而缺乏说服力。很多部门在晨会之后没有形成晨会报告单,这样就会失去晨会的精华。   晨会成功的秘诀有以下几点:   (一)做好充分准备   事先要精心策划,从晨会的主题、流程、主持人(确定)、所需时间、主要内容等方面提前谋划。同时,要确定主题,以探讨和解决什么问题为重点,围绕主题开好晨会。   (二)注意气氛渲染   到公司后由每天晨会支持者或者公司秘书在会议室播放激情、快乐、积极向上的音乐,开始渲染公司气氛,直至晨会结束,再停止音乐。晨会是很重要的例会,目的是调动员工的工作情绪,明确当天的工作目标。如果会议结束时,每位员工精神饱满,清楚当天的工作目标,晨会的目的就达到了。   (三)优秀的主持人   晨会开得如何,主持人起着决定性的因素。首先,主持人必须有热忱的态度,保持微笑,适时地与员工互动,有让人快乐的能力:要学会“破冰”,拉近与参与者的距离,让人觉得是在做有趣的事;语言形象生动、表述清楚;激发参与热情,适度地赞美;自信感觉好,面对难题表现幽默;有激发他人动机的能力,让人感觉在享受工作。晨会的主持人事先要有所准备,主持晨会的音量要大、态度要好。晨会气氛要轻松,要懂得鼓励员工。懂得对音乐、时间、场面等的掌控。   (四)布置好会场,营造好氛围   晨会现场进行适当的布置,晨会效果就会更好。现场布置如职场标语、口号、制度、团队经营成果上墙,桌椅摆放等。标语、口号和成果上墙应大方醒目,耀眼引人,桌椅摆放应有序适当,使会场有好的气氛。晨会的时间一定要严格控制,最好不要超过20分钟。   (五)晨会六声   即歌声、掌声、笑声、业绩声、激励声、读书声。   四、部门晨会需要注意的几个问题   (1)严格按流程进行,但能够随机应变;程序要紧凑,节奏要明快。   (2)控制时间,不宜过长,避免分散员工的注意力和影响其他工作。   (3)制定完善有关制度,使员工积极参与,正常出勤,不迟到早退。   (4)让员工广泛参与,给每个人提供主持的机会,充分锻炼和展示自己,避免由部分人唱“独角戏”。   (5)注重与大家共同的交流(不个别交流),不在晨会上打击员工,不训话。   (6)员工参加晨会要有一个良好的状态,精神抖擞,士气高昂。   (7)加强追踪,对前期召开的晨会布置的工作要进行追踪,对表现好的给予表扬,对未完成的查找原因,制定措施,确保圆满完成布置的工作。任务实施过程及知识点。
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