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会议由哪些类型?会议组成的基本要素有哪些?
时间:2020-11-13 01:46:27 点击: 来源:gyw
  会议由哪些类型?会议组成的基本要素有哪些?   会是指多人相聚,议是指协商事宜,会议其实就是把人们召集在一起讨论事情、解决问题的一种社会活动方式。   现代社会,会议已经成为人们开展政务、经济、文化以及其他社会活动的一种重要的社会交流手段。本书讲述的会议是指企业有组织、有目的地召集工作人员商议事情、沟通信息、表达意愿、部署工作、联络感情的集会。   二、会议组成的基本要素   任何会议都由一定的要素构成,缺少某些必要的要素,会议就无法召开。在会议承办之前,首先应该明确一个完整的会议应包括哪些基本要素,便于有针对性地开展工作,从而有效地提高会议的效率。会议组成的基本要素如下:   (一)会议的名称   任何会议都应有一个名称,会议的名称一般由会议举办单位和会议主题构成。例如“××有限公司××年人事调动会议”。   (二)会议的时间   会议的时间应该包含两方面内容:   1.会议的具体时间   内容要求明确到具体的年、月、日、小时和分钟,如“于20××年×月×日上午8:00召开××会议”。   2.会期   会期指会议全过程预期延续的时间。这必须向与会者明确,以便于参会人提前做好相关的用品准备和工作安排。例如“20××年×月×日—×日,【关键词17】共×天会议”。   会议的时间是保证会议成功的重要因素,一旦会议时间选择不当,就可能使筹备会议的各种努力付诸东流。   (三)会议的地点   会议的地点合适与否是保证会议顺利进行的要素之一,安静、舒适、优雅的会议环境与良好的会议设施有助于提高会议的效率和质量。会议地点的选择虽然没有铁定的规则可循,但在选择会议地点时首先要考虑会议的目的、主题和内容。   (四)会议组织者   会议组织者通常是发起会议、召集会议、提供会议服务的人,既可以是单位,也可以是个人。   (五)与会人员   参加会议的人员大致可分为出席人员、主持人员、秘书人员、服务人员四类。较大规模的正规会议,一般都有正式出席人员、列席人员、会议主席团及会议执行主席、会议秘书处及秘书长、会议服务人员等。   (六)会议的议题和议程   会议的议题,即会议要集中讨论、解决的问题,它是构成会议的一个很重要的因素。每个会议都必须有明确的指导思想、具体的任务和要达到的目的。所以,无论开什么会议,都要先确定议题,否则会议内容、会议文件、与会人员等都无从确定和落实。   会议的议程,即会议的程序表。会议一定要有完善合理的安排,并且严格按照议程来进行。编排会议议程应遵循以下两个原则:   一是按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序,即紧要的事项应安排在议程的前端处理,不紧要的事项安排在议程的后端处理。   二是预估和标示处理每个议案所需要的时间,在会议议程中明示几点几分到几点几分探讨某一议案,这样会务人员可以更好地把握发言人进场和发言的时间,从而节省与会者的时间。   (七)会议的成果   会议是以解决问题为目的的社会活动,因此【关键词7】会议一定要尽可能达到预期的效果,所有的会务工作都必须围绕会议的效果展开,帮助会议达成目标。   会议的成果包括会议最终形成的决议或决定、与会者达成的共识、会议的选举结果等。会议的成果能反映出会议的效率、会议主持人的水平、与会者的参与程度等多方面的情况。   三、会议的类型   从不同的角度来看,会议可以分为不同的类型,每类会议都有其各自的特点和办公要求。了解和掌握会议的类型,才能更好地认识和组织会议,在更大程度上发挥会议的作用。   (一)按会议性质分类   根据不同的性质,会议可分为:   (1)法定性或制度规定性会议。如党代会、人代会、职代会、妇代会、股东大会等。   (2)决策性会议。如常委会、党组会、理事会、行政会、董事会等。   (3)工作性会议。如动员大会、工作布置会、经验交流会、现场办公会、总结会、联席会、座谈会、协调会、务虚会等。   (4)专业性会议。如研讨会、论坛听证会、答辩会、专题会、鉴定会等。   (5)告知性会议。如表彰会、纪念会、庆祝会、请功会、命名会等。   (6)商务性会议。如招商会、订货会、贸易洽谈会、观摩会、产品推介会、促销会等。   (7)联谊性会议。如接见、会见、茶话会、团拜会、恳谈会、宴会等。   (8)信息性会议。如新闻发布会、记者招待会、报告会、咨询会等。   (二)按举办单位分类   根据举办单位的性质不同,会议可分为:   1.公司类会议   公司类会议通常以管理、协调和技术等为主题,具体可分为经理例会、部门员工例会、销售会议、经销商会议、技术会议、公司年会、新产品发布会以及股东会和董事会等。   2.协会类会议   协会可以划分为行业协会、专业和科学协会、教育协会和技术协会等类型,按规模大小,有地区性组织协会、省市级协会、全国性协会、国际性协会等。由协会牵头主办的会议称为协会类会议。   3.机关、事业单位及其他组织的会议   如各级人民代表大会、政治协商会议,各级党、政、军机关举办的会议,以及工、青、妇等人民团体组织的会议等。   (三)按会议规模分类   按【关键词12】规模分是指按照参加会议的人数来分,一般可分为:小型会议、中型会议、大型会议、特大型会议。   (1)小型会议。出席人数为100人以下。   (2)中型会议。出席人数为100~1000人。   (3)大型会议。出席人数为1000~10000人。   (4)特大型会议。出席人数为10000人以上,例如大型节日聚会、庆祝大会等。   当然,以上标准也是相对而言的,如果对一个只有300人的小型社会组织来说,开一个全体员工的会议也算是大型会议。   (四)按会议周期分类   按周期来分,会议可分为定期会议和不定期会议。定期会议是指有固定周期、定时召开的会议;不定期会议则是根据需要随时召开的会议。   (五)按会议手段分类   1.传统型会议   传统型会议一般是指参会人员坐在同一个会场中,按照既定程序开会的传统方式。   2.现代化会议   现代化会议指充分利用现代化通信网络和高科技手段来召开的电子会议,如电话会议、视频会议、卫星会议等。   新型的会议形式,突破了空间距离给与会者带来的奔波和麻烦,使身处异地的人们也能照常举行会议,大大地节省了会议花费的时间和场地租用成本。但是,现代化会议的配套设备成本不低,同时还需要与会者有较高的文化素质才能操控会议设备,所以暂时未能得到很好的推广和普及。   四、会议的作用   会议的作用主要可概括为以下四个方面:   (一)集思广益   通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂,相互碰撞,擦出火花,从而产生一些富有创意、切实可行的“金点子”,并通过会议进行决策,是实现决策科学化、民主化的有效手段。   (二)信息交流   任何会议都是某种信息的输入、传递、输出的过程。通过会议可以上传下达,联络左右,互通情况,交流经验,发挥信息沟通的作用。较之其他沟通形式,会议沟通具有直接、快速和形象的优势。   (三)加强领导   通过会议,可以传达上级的政策和指令,可以部署本组织的中心工作和重大行动,可以责成所属单位统一行动步调,可以解决工作中存在的某些问题。因此,会议能起到行政手段的作用。   (四【关键词11】)协调矛盾   运用座谈、对话、协商等会议形式,往往能收到事半功倍的协调效果。   五、会议的工作流程   会议的工作流程一般包括会前筹备、会中服务、会后收尾三个阶段。   (一)会前筹备   会前筹备一般包括确定会议名称、确定会议时间和地点、拟订会议的议题、拟订会议议程和日程、确定与会人员名单、制订会议方案、制发会议通知、安排会议食宿、准备会议资料与用具、会议经费预算、会场布置及会场布局、检查设备等工作。   (二)会中服务   会中服务一般包括接站、报到与签到、会议记录、收集会议信息、对外宣传、接待新闻媒体、编制会议简报、会议值班、茶水服务、会议保密、医疗卫生服务、拍照录像服务等工作。   (三)会后收尾   会后收尾一般包括安排车辆、引导与会人员离开会场、清理会场、清退文件、整理会议室、归还会场用品、撰写会议纪要、会议评估、整理会议文件、会议经费结算、会议反馈、会议总结等工作。
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